한 줄 요약
공백 제거나 데이터 조회에 쓰이는 기본 함수를 활용하면 반복적인 수작업을 줄이고 데이터 정리 시간을 단축할 수 있습니다.
문제 상황
외부 시스템에서 내려받은 원본 데이터에 불필요한 공백이나 줄 바꿈이 섞여 검색과 집계가 어긋나는 일이 잦습니다. 서로 다른 두 시트의 값을 대조하려고 화면을 번갈아 보며 일일이 복사하고 붙여넣느라 많은 시간을 소모합니다. 이 과정에서 입력 누락이나 오타가 생겨 정리 작업을 처음부터 다시 진행하기도 합니다.
따라 하기
1. 양끝 공백 없애기
텍스트 앞뒤에 붙은 불필요한 빈칸은 눈에 잘 보이지 않지만 수식 오류를 일으킵니다. TRIM 함수는 글자 앞뒤의 공백을 없애고 낱말 사이의 연속된 공백은 한 칸만 남깁니다.
A2: " 홍길동 기획팀 "
B2: =TRIM(A2)
결과 B2: "홍길동 기획팀"2. 여러 셀의 문자열 합치기
성명과 부서, 주소와 상세주소처럼 나뉜 셀을 하나로 묶어야 할 때가 있습니다. 연결 연산자인 앰퍼샌드를 사용하면 별도 메뉴 조작 없이 텍스트를 하나로 결합할 수 있습니다.
A2: "마케팅"
B2: "김철수"
C2: =A2 & "_" & B2
결과 C2: "마케팅_김철수"3. 기준 값으로 다른 표에서 값 찾아오기
XLOOKUP 함수는 엑셀 2021 및 마이크로소프트 365 버전부터 쓸 수 있습니다. 찾으려는 기준 값을 지정하고 기준 범위와 가져올 범위를 지정하면 일치하는 행의 데이터를 가져옵니다.
A2: 101
A3: 102
B2: "영업팀"
B3: "총무팀"
C2: 102
D2: =XLOOKUP(C2, A2:A3, B2:B3)
결과 D2: "총무팀"4. 수식 오류 대신 대체 텍스트 표시하기
값을 찾지 못하거나 계산이 불가능할 때 시트에 표시되는 오류 문구를 감춰야 할 때가 있습니다. IFERROR 함수를 사용하면 오류 발생 시 빈칸이나 지정한 대체 문구를 대신 출력합니다.
A2: 10
B2: 0
C2: =IFERROR(A2/B2, "확인필요")
결과 C2: "확인필요"헷갈리기 쉬운 점
TRIM 함수는 모든 공백을 지우는 함수가 아닙니다. 글자 사이에 들어 있는 띄어쓰기는 한 칸 남겨두므로, 모든 공백을 없애려면 SUBSTITUTE 함수를 함께 고려해야 합니다.
또한 숫자가 텍스트 형태로 저장되어 있으면 조회 함수가 같은 값으로 인식하지 못합니다. 눈으로 볼 때는 같은 101이어도 한쪽이 문자형 숫자라면 조회가 실패하므로 셀 서식과 데이터 형식을 일치시켜야 합니다.
정리
데이터 정리는 원본 형태를 다듬는 기초 함수에서 시작합니다. 공백 제거와 문자열 연결, 기준 값 조회를 수식으로 처리하면 사람의 실수를 막을 수 있습니다. 규칙에 맞는 수식 기반 정리 방식을 정착시키면 같은 작업이 반복될 때 소요 시간을 크게 줄일 수 있습니다.
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